移転のご挨拶例文

事務所や営業所の移転をする際に、お客様や関係各所へお知らせをすることがあります。多くの場合は地図入りのハガキ等でお知らせすることになります。移転の知らせを受け取った人が、安心して今後もお取引をするためには欠かせないご挨拶文です。わかりやすく、安心感のある移転のご挨拶をするように心がけましょう。

営業所移転のご挨拶例文

移転のご挨拶文のポイント

メールよりも手紙やハガキ

普段、業務上の連絡はメールや電話を使うという会社は多いでしょう。
しかし、移転のご挨拶はまずは手紙やハガキで行います。
これは「形式」を大事にするというパフォーマンスの一つです。
ささやかな移転であったとしても、敢えて格式を重んじる形式を取ります。

移転の前向きな理由を付ける

移転の全てがポジティブな理由で行われるわけではありません。
しかし、移転の挨拶文に書く理由にネガティブなものは選ばないようにしましょう。
たとえば、経営難で今までよりも家賃の安いところへ移転をしたのだとしても
「社員同士のコミュニケーションを密にすることで、これまで以上のものを生み出すための移転」など、ポジティブな理由を見つけ出します。
これはただの見栄ではなく、取引先に安心をしてもらうための配慮です。
取引先は、こちらが目に見えて苦しい状況に迫られていると知れば安心して付き合っていられなくなります。
もちろん、嘘は書けません。しかし嘘をつくほどでもない状況なのであれば、これくらいの配慮はしても良いでしょう。

電話やFAXの利用開始日

お客様や取引先が、移転の通知を受け取って最初に困るのは「電話やFAXがどのタイミングで新しい番号に変わるのか」です。
例文のように、4月1日に移転と書かれていても、電話やFAXが3月31日のいつまで使えるのか、なども気になります。
新しい番号の利用開始日時の目安を書いておけば安心です。